Wie der Verpflegungsmehraufwand gerechnet wird
Der Anspruch entsteht nicht nach gefahrenen Kilometern, sondern nach Kalendertagen. Das Gesetz kennt drei Fälle, und der häufigste Fehler besteht darin, sie zu vermischen.
Die drei Fälle
Voller Tag. 24 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: 28,00 € im Inland, im Ausland der Ländersatz (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG).
An- und Abreisetag. Bei einer Reise mit Übernachtung entsteht an beiden Tagen ein Anspruch, ohne Mindestdauer. Im Inland 14,00 € (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG). Es ist die Übernachtung, die den Anspruch auslöst, nicht die Stundenzahl.
Eintägige Reise. Ohne Übernachtung entsteht erst über 8 Stunden ein Anspruch, dann in Höhe des reduzierten Satzes (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG). Genau 8 Stunden genügen nicht.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit — auch als Frühstück im Hotelpreis —, wird gekürzt: 20 Prozent für das Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen.
Entscheidend, und in vielen Rechnern falsch umgesetzt: Bemessungsgrundlage ist der volle Tagessatz des jeweiligen Reisetages, unabhängig davon, ob an diesem Tag nur die reduzierte Pauschale angesetzt wird und in welchem Land die Mahlzeit gestellt wurde. Die Kürzung kann die Pauschale auf null senken, aber nicht ins Minus.
Reisen durch mehrere Länder
Bei mehrtägigen Reisen richtet sich der Satz nach dem Ort, den man vor 24 Uhr Ortszeit erreicht — für den Anreisetag wie für Zwischentage. Für den Abreisetag gilt der Satz des letzten Tätigkeitsortes. Schließt sich am Rückreisetag sofort eine neue Reise an, wird nur die höhere der beiden Pauschalen angesetzt.
Übernachtung: Pauschale oder tatsächliche Kosten
Die Übernachtungspauschalen gelten ausschließlich bei Arbeitgebererstattung. Für den Werbungskostenabzug zählen nur die tatsächlichen Kosten.
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?
Im Inland 28,00 € bei 24 Stunden Abwesenheit und 14,00 € am An- und Abreisetag sowie bei mehr als 8 Stunden. Im Ausland gelten je Land eigene Sätze aus dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025.
Wird am Anreisetag eine Mindestdauer verlangt?
Nein. Bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung entsteht der Anspruch am An- und Abreisetag ohne Mindestabwesenheit (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG). Die 8-Stunden-Grenze gilt nur für eintägige Reisen ohne Übernachtung.
Wovon wird bei gestellten Mahlzeiten gekürzt?
Immer vom vollen Tagessatz des jeweiligen Reisetages, auch wenn an diesem Tag nur die gekürzte Pauschale für den An- oder Abreisetag angesetzt wird. Frühstück 20 Prozent, Mittag- und Abendessen je 40 Prozent.
Gilt die Übernachtungspauschale auch für die Steuererklärung?
Die Übernachtungspauschalen gelten ausschließlich bei Arbeitgebererstattung. Für den Werbungskostenabzug zählen nur die tatsächlichen Kosten.
Welcher Satz gilt bei einer Reise durch mehrere Länder?
Für den Anreisetag und für Zwischentage der Satz des Ortes, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. Für den Abreisetag der Satz des letzten Tätigkeitsortes.